5 Pytań Do … Malwiny Angerman-Kowalskiej o archiwizacji dokumentów w branży beauty

1. Dlaczego właśnie archiwizacja – skąd pomysł na taki biznes?

M. A-K: Zawsze chciałam być prawnikiem, ale życie pisze różne scenariusze. Zamiast na Wydziale Prawa, podjęłam studia na kierunku Informacja Naukowa i Bibliotekoznawstwo, ze specjalnością Archiwizacja i Digitalizacja Dokumentów. Praktycznie od momentu zakończenia studiów pracowałam w zawodzie, w jednej z największych instytucji finansowych w Polsce.

Mimo, że długo wzbraniałam się przed wyjściem do świata ze swoim fachem, bo zwyczajnie trwałam w przekonaniu, że nie mam innym nic ciekawego do zaoferowania, postanowiłam podjąć wyzwanie.
W listopadzie 2019 roku powstał mój blog archiwazne.pl, który od samego początku cieszył się dużym zainteresowaniem.

Często pytałam moich czytelników, jakich informacji szukają, jakim wyzwaniom dotyczącym postępowania z dokumentami stawiają czoła. Badałam również kim są moi odbiorcy, czym się zajmują, na jakąś skalę. W ten sposób udało mi się zidentyfikować pewną niszę na rynku.

W Polsce istnieje kilka, prężnie działających firm outsourcingowych, oferujących wsparcie w procesach obiegu i archiwizacji dokumentów. Jednak często ich usługi są poza zasięgiem budżetów małych i średnich firm, które samodzielnie podejmują próby zarządzania dokumentacją.

To był znak dla mnie. Jako archiwistka z zamiłowaniem do procesowego spojrzenia na cykl życia dokumentów, postanowiłam pomagać właśnie tym przedsiębiorcom, którzy w obszarze dokumentów działają często po omacku. Mam taką osobistą misję, aby odczarować te “papiery” i uświadomić innym, że temat archiwizacji można ugryźć, nie tracąc przy tym zębów.

2. Jak według Ciebie ważna jest archiwizacja w salonie beauty?

M. A-K: Archiwizacja, prawidłowa archiwizacja dokumentów, jest istotna w każdej firmie. Bez względu na rodzaj wykonywanej działalności czy wielkość przedsiębiorstwa. Obowiązujące prawo obliguje nas do przechowywania określonych rodzajów dokumentów przez wyznaczony czas.

W przypadku salonów beauty, poza standardowymi dokumentami związanymi z prowadzeniem działalności gospodarczej, mamy do czynienia również z dokumentacją poświadczającą prawidłowe przygotowanie salonu do przyjmowania klientów. Mam tu na myśli głównie dokumenty związane z branżą kosmetyczną czy fryzjerską, np. książkę sterylizacji, testy działania autoklawu, karty klienta, opis procesów dezynfekcji i sterylizacji.
Takie dokumenty powinny być przechowywane w salonie, w sposób, który umożliwia do nich dostęp pracownikom salonu, ale równocześnie zabezpiecza dane klientów.

3. Jakie według Ciebie jest najczęstszych 5 błędów przy archiwizacji realizowanych w salonach beauty?

M. A-K: Myślę, że najczęstsze błędy w archiwizacji dokumentów dotyczą praktycznie każdej branży.
Przede wszystkim, wciąż wielu przedsiębiorców zapomina o prowadzeniu ewidencji dokumentów, które przechowuje.

Nagminne jest również przekazywanie dokumentów, które mogą zawierać dane klientów, np. faktury, do Biura Rachunkowego bez jakiegokolwiek potwierdzenia, w formie spisu zdawczo-odbiorczego, jakie konkretnie dokumenty zostały przekazane firmie zewnętrznej.

Kolejnym grzeszkiem wobec dokumentów, jest brak ich należytego zabezpieczenia. Zarówno przed dostępem osób trzecich, jak i ich zniszczeniem. Zauważam również, że z powodu zwykłej niewiedzy, osoby prowadzące firmy, decydują się na własną rękę zniszczyć dokumenty, których termin przechowywania jeszcze nie upłynął.
Jest też drugi biegun powyższej sytuacji, gdy przedsiębiorcy w ogóle rezygnują z niszczenia dokumentów, przez co ich ilość rośnie z roku na rok. Jednak co ważniejsze, w przypadku dokumentów z danymi klientów, przechowywanie ich przez dłuższy okres niż jesteśmy do tego zobowiązani, jest niezgodne z RODO.
I ostatnie wykroczenie, które dotyka wiele firm, to brak regularności. Nie archiwizuje się dokumentów na bieżąco, co skutkuje ich nagromadzeniem, a w rezultacie często porzuceniem tego procesu na długi czas.

4. Na co w szczególności powinni zwrócić uwagę właściciele salonów beauty?

M. A-K: Najważniejsze moim zdaniem jest prawidłowe zabezpieczenie dokumentów klientów. Oczywiście wszystkie dokumenty, które posiadamy w ramach prowadzenia salonu beauty są ważne. Jednak dostęp osób nieuprawnionych do danych klientów, ich wyciek, naraża salon na utratę reputacji i renomy wśród klientów. Jako klienta zazwyczaj wybieram salon, który został mi polecony. Często również staram się umówić do konkretnej osoby, fryzjera czy kosmetyczki. Gdyby dotarła do mnie informacja, że moje dane, np. numer telefonu, czy informacje dotyczące mojego stanu zdrowia w jakikolwiek sposób wydostały się poza salon i jego pracowników, na pewno już nigdy nie skorzystałabym z jego usług.

5. Dlaczego warto korzystać ze specjalisty w tym zakresie?

M. A-K: Uważam, że osoby prowadzące salony beauty, które zazwyczaj również samodzielnie świadczą usługi dla klientów, zwyczajnie nie mają czasu na procesy, które bezpośrednio nie wpływają na wysokość dochodu. A takimi bez wątpienia są procesy obiegu i archiwizacji dokumentów.
Nie uważam, że to jest złe. Jest to sytuacja całkowicie normalna i uzasadniona. Mając do wyboru przeznaczenie godziny na wykonanie usługi, za którą klient nam zapłaci, a poświęcenie tego czasu na porządkowanie faktur, decyzja wydaje się być oczywista.
Zwrócenie się o pomoc do specjalisty jest w tym wypadku realną oszczędnością czasu, co bezpośrednio może przełożyć się na nasze zyski.
Często poświęcając 1-2 minuty więcej danemu klientowi, wplatając w obsługę również wybrane czynności związane z dokumentacją, możemy zyskać kilka godzin w skali miesiąca, które poświęcamy na uporządkowanie dokumentów pod koniec okresu rozliczeniowego.
Osobiście, pracując nad procesem archiwizacji dla klienta, skupiam się głównie na rozpoznaniu poszczególnych procesów realizowanych w jego firmie, a następnie takie zaprojektowanie procesów związanych z dokumentacją, aby działy się one niejako w tle pozostałych obowiązków.

_______________________________

Malwina Angerman-Kowalska – archiwistka, właścicielka marki “Archiważne“, autorka eBooka “Ogarnij papiery – zrób porządek w papierach w 5 krokach”. https://archiwazne.pl