Korzystanie z prywatnych danych kontaktowych do pracownika przez pracodawcę – czy można?

    17 sierpnia 2020r. UODO wypowiedział się w kwestii związanej z wykorzystywaniem w celach zawodowych przez pracodawcę prywatnego numeru telefonu i adresu email pracownika podanych przy rekrutacji.

    UODO wskazał, że bez zgody pracownika pracodawca nie może wykorzystywać tych danych w celach zawodowych.

    Zgodnie z artykułem 22 oraz 22 ze znaczkiem 1 Kodeksu Pracy oraz stanowiskiem UODO takie dane nie są wymagana i nie istnieje przepis, który nakazywałby aby dana osoba posiadała takie środki komunikacji a co za tym idzie udzielenie zgody na wykorzystywanie takich danych przez pracodawcę powinno być dobrowolne. Zgoda pracownika również wobec stanowiska UODO musi być pisemna i określająca zasady kontaktu.

    Co ważne UODO w swoim komunikacie wskazał, że “Artykuł 7 RODO stwierdza, że zgoda powinna być dobrowolna, a osoba, której dane dotyczą, musi otrzymać zapytanie o zgodę w zrozumiałej i łatwo dostępnej formie, napisane jasnym i prostym językiem. Zatem jeżeli pracodawca chciałby wykorzystywać prywatne dane kontaktowe pracownika, to musi określić wszystkie cele, dla których za zgodą zatrudnionego dane te będą przetwarzane. Określenie tych celów ma zasadnicze znaczenie nie tylko z punktu widzenia przepisów prawa pracy, ale również z punktu widzenia zasady przejrzystości, o której mowa w art. 5 RODO. Jednocześnie warto zaznaczyć, że możliwość nawiązywania przez pracodawcę kontaktów z pracownikiem po godzinach pracy powinna być ograniczona jedynie do sytuacji, w której zachodziłyby szczególne warunki uzasadniające takie działanie. Należy też pamiętać, że pracownik ma prawo w dowolnym momencie udzieloną zgodę wycofać, a pracodawca zaprzestać przetwarzania danych wykorzystywanych na podstawie tej przesłanki.”

    Pełną treść komunikatu i stanowiska UODO można przeczytać TU: https://www.uodo.gov.pl/pl/138/1636 i polecam to każdemu kto wykorzystuje dane z rekrutacji do kontaktów w celach zawodowych.

    O ile nie dziwi fakt takiego stanowiska, o tyle w dobie dzisiejszej cyfryzacji dziwi podejście niektórych osób co do tego jak można nie mieć adresu e-mial czy telefonu komórkowego, lub o zgrozo jak można nie chcieć podawać tych danych do innych celów. Mnie w sumie nie dziwi to stanowisko i w ogóle podjęta problematyka z prostej przyczyny nie każdy ma ochotę wykorzystywać swój prywatny numer telefonu czy email do czynności czysto służbowych czy chociażby do kontaktu z pracodawcą.

    Jak jesteśmy przy tym temacie pomijając już powyższe to wspomnę o innych patologicznych sytuacjach, w których pracownik musi wykorzystywać swój prywatny telefon czy email do celów służbowych w kontakcie z klientami. Wówczas może wchodzić już dodatkowy i bardzo znaczący zakres problematyczny dotyczący ochrony danych osobowych klientów czy też bezpieczeństwa danych i bezpieczeństwa informacji, tajemnicy przedsiębiorstwa itd. Temat ten poruszałam również na lamach Kosmetologii Estetycznej w wydaniu 3/2020 a pro po odpowiedzialności odszkodowawczej osób wykorzystujących technologię.

    W sytuacji kiedy pracodawca rozstaje się z pracownikiem a ten korzystał w celach zawodowych ze swoich narzędzi jak np. telefon pracodawca nie będzie miał jak zweryfikować czy były pracownik usunął z telefonu wszystko jak należy, czy ktoś ma dostęp do tego telefonu oraz co gorsza czy ktoś nie przejął danych osobowych klientów z tego telefonu. Prywatny telefon nie jest mieniem pracodawcy (nie należy do pracodawcy) a co za tym idzie pracodawca nie ma prawa go przeglądać ani mieć do niego dostępu bez dobrowolnej zgody pracownika co już samo to jest niewyobrażalne bo może naruszać wiele przepisów chociażby w zakresie prawa do prywatności.

    Dlatego osobiście uważam, że chodzenie na skróty i wykorzystywanie przez przedsiębiorców prywatnych telefonów i emaili na gmailu, wp, onecie itd swoich pracowników, pomijając aspekt wizerunkowy, może wprowadzać same kłopoty nie tylko w zakresie praw pracowniczych, na które wskazuje UODO, ale również w zakresie tajemnicy przedsiębiorstwa, czynów nieuczciwej konkurencji, bezpieczeństwa informacji czy wiele wiele innych. Należyta staranność przedsiębiorcy w mojej ocenie wymagałaby aby jednak pracownicy korzystali ze służbowych telefonów oraz wszelkich narzędzi.

    źródło komunikatu: UODO https://www.uodo.gov.pl/pl/138/1636

    _______________________________________________________________

    Podana powyżej treść nie jest opinią prawną ani poradą prawną. Wszelkie decyzje powinny być podejmowane na podsatwie dokładnej analizy ryzyka oraz weryfikacji prawnej. Tylko dokładna weryfikacja stanu faktycznego Twojej sprawy umożliwia wskazanie najlepszych rozwiązań prawnych. W tym celu skontaktuj się z Adwokatem lub Radcą Prawnym w Twoim miejscu zamieszkania/prowadzenia biznesu.